Arfchivio mensile: Febbraio 2019

Il segreto del tempo in una matrice

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante [Dwight D. Eisenhower]

 

Cari Amici, oggi vorrei affrontare con voi il tema del tempo. Prima di iniziare vorrei fare una considerazione sul fatto che finalmente la questione “tempo” sta ricoprendo la giusta importanza e tutti vogliamo ottimizzarlo per essere performanti sul lavoro senza rinunciare alla vita.

Il primo aspetto strettamente connesso al tempo è la comprensione delle priorità di ciascuno. Dwight D. Eisenhower, presidente statunitense dal 1953 al gennaio 1961, enunciò la famosa frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante” che contiene in sé la matrice di Eisenhower che è alla base dell’ottimizzazione del tempo.

Questo principio fu poi approfondito da Stephen Covey nel sul libro “7 habits of higly effective people”. Studiamo, nello specifico, il “segreto” per gestire il nostro tempo: la matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. Ovviamente “importante” è un concetto soggettivo: può darsi che qualcosa sia importante per qualcuno ma non per un altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo domani. Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno.

Il concetto di “urgente” è oggettivo: dipende solo dal tempo.

La struttura della Matrice di Eisenhower combina i due parametri per ottenere quattro quadranti che seguono:

Q1 = Crisi: urgente e importante

Q2 = Qualità: importante e non urgente

Q3 = Inganno: urgente e non importante

Q4 = Spreco: non importante e non urgente

Andando nel dettaglio, vediamo che in Q1 troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza o scaduto, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza). Gestire le emergenze è molto rischioso perché abbassa il livello di attenzione perciò le attività in questo quadrante vanno davvero ridotte al massimo. Se la maggior parte della giornata è concentrata nel quadrante Q1, quasi sicuramente ci sono difficoltà a gestire il tempo e quasi sicuramente sono gli impegni a dare il ritmo alla giornata.

Q2 è il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio e lungo termine, attività mirate al miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Corsi di formazione, attività sportive, ricerca d nuove opportunità di business sono tutti esempi calzanti di attività incluse nel quadrante della Qualità, che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo ed a migliorare la qualità della tua vita. Possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza, però se continuano ad essere rinviate, sarà facile, cadere e vivere in Q1.

Q3 è il quadrante associato all’Inganno. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili (riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro…). Impiegare il tempo nelle attività del quadrante Q3 serve solo a rubare risorse ed energie.

Q4 comprende tutto ciò che è banale o superfluo come le distrazioni per rimandare ciò che è davvero importante e urgente. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.

È quindi evidente che se il tempo è impegnato con le attività del quadrante Q2, meno saranno le urgenze (Q1 e Q3). Se infatti un progetto sarà stato pianificato con largo anticipo (Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ci sarà urgenza (Q1). L’importante è ricordare sempre che una cosa urgente non è automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata.

Ed ora? Volete compilare la vostra matrice? Partite da un elenco dettagliato degli impegni e divideteli in base alle priorità in modo molto accurato, del resto si tratta del vostro tempo! Una volta creato il vostro modello potrete concentrarvi sui primi due quadranti, cercando di limitare al massimo il passaggio delle varie attività da non urgenti (Q2) a urgenti (Q1).

Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:

T – Q1: Tassativo

I – Q2: Importante e Indispensabile

M – Q3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro

E – Q4: Eliminabile

Pianificando anticipatamente il lavoro, utilizzando la Matrice di Eisenhower, aumenterà la produttività e si ridurrà lo stress, e, cosa più preziosa: aumenterà il tempo libero da dedicare agli affetti e alle passioni.